Fungsi dan peran perguruan tinggi tidak hanya ketika mahasiswa masih aktif dalam perkuliahan atau sebelum lulus, namun setelah mahasiswa dinyatakan lulus, peran perguruan tinggi masih diperlukan yaitu berupa layanan verifikasi dan legalisasi dokumen yang dikeluarkan terutama Ijazah dan Transkrip Akademik.
Di Universitas Padjadjaran, bentuk legalisir Ijazah dan Transkrip Akademik berupa salinan yang disyahkan dengan tanda tangan digital dan sistem layanan masih bersifat konvensional, yaitu layanan hanya dapat dilakukan on site (di tempat) sehingga lulusan / alumni harus datang langsung ke tempat layanan untuk mengambil salinan Ijazah dan Transkrip Akademik. Hal ini tentu saja mengakibatkan pemborosan dalam hal waktu dan biaya, terlebih bagi lulusan / alumni yang tinggal jauh dari kampus / di luar kota.
Di samping itu, beberapa instansi pemerintah / perusahaan tidak bersedia menerima salinan ijazah dan transkrip akademik yang dikeluarkan oleh Universitas Padjadjaran sebagai pengganti legalisir sebagai salah satu syarat dalam berkas yang harus dilengkapi oleh pelamar. Beberapa instansi / perusahaan tertentu masih mewajibkan pelamar untuk melengkapi persyaratan berupa legalisir tanda tangan asli pejabat dan cap basah universitas. Dalam hal pengelolaan arsip elektronik Ijazah dan Transkrip Akademik, sistem penyimpanan yang dilakukan oleh staf pelaksana bagian Ijazah dan Transkrip masih bersifat stand alone / off line.
Semoga dengan alternatif sistem layanan online legalisir Ijazah dan Transkrip Akademik mampu memberikan solusi permasalahan dimaksud.
Dafit Pancasena – Mulyana