Arsip merupakan peranan yang sangat penting dalam suatu lembaga yaitu sebagai penyajian informasi maupun pusat ingatan, maka untuk dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat dan lengkap harus memiliki prosedur tertentu dan sistem yang baik dalam pengelolaan kearsipannya. Adapun dalam penyajian data arsip konvensional ke virtual sesuai standar kearsipan yang telah di tentukan, antara lain, mengacu pada :
- Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan
- Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia no 9 tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 Tentang Pedoman Autentifikasi Arsip Elektronik.
Tujuan inovasi, antara lain sebagai berikut :
- Kecepatan penyajian informasi karena terekam dalam arsip elektronik.
- Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya, dan bahan (kertas).
- Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
- Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
- Pengarsipan secara virtual, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dan sering dibuka dapat diminimalisir karena tersimpan secara virtual.
- Berbagi arsip secara mudah dimanapun dan kapanpun dilakukan melalui LAN maupun internet.
- Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible.
(Studi kasus di sub bagian Dekanat Fikom Unpad)
Neny Sri Mulyani – Ii Rizal